Workflows aanmaken in Joomla 4

In deze handleiding leg ik uit hoe je in Joomla 4 de content workflows kunt instellen. Aan de hand van een eenvoudige workflow laat ik je stap voor stap zien hoe dit werkt.

Onlangs heb ik tijdens een workshop voor de JUG43 Maastricht mij verdiept in de workflowsfunctionaliteit van Joomla 4. Ik had 2 Engelstalige handleidingen gevonden (zie bronnen) en vandaaruit heb ik een compleet scenario gemaakt voor de workshop. De deelnemers konden aan de hand van een handleiding hiermee aan de slag gaan in hun eigen testomgeving. Dat is de basis voor dit artikel geworden. We gaan in de standaard Joomla 4 omgeving met het Cassiopeia en voorbeeld data aan de slag!

Hieronder de onderwerpen die aan bod komen in deze handleiding:

Klik op de afbeeldingen voor een vergroting.

Inleiding workflows in Joomla 4

Zelfs als je slechts een soloblogger bent, kun je Workflow gebruiken om je eigen creatieve proces te verbeteren. Implementeer je een site voor een kleine tot middelgrote onderneming? Dan kun je Workflow gebruiken om een redactioneel proces te creëren voor actiestappen in je publicatieproces. De game-changer? Grote ondernemingen - bedrijven, niet-gouvernementele organisatie (NGO's), overheden, agentschappen - kunnen Joomla 4's Workflow gebruiken om hun inhoudsontwikkeling sitebreed te beheren. Dit zijn enkele voorbeelden van waar je Workflow zou kunnen implementeren, maar welke andere voordelen kan Workflow bieden?

Het implementeren van een publicatieworkflow op jouw website kan de productie van de content (artikelen) stroomlijnen. Als je al een tijdje inhoud produceert voor je Joomla website, dan weet je dat er soms stappen zijn die je altijd moet nemen om de eindstreep van een gepubliceerd artikel te halen.

Je moet het artikel schrijven en enkele inline afbeeldingen toevoegen. Je moet een intro en een uitgelichte afbeelding toevoegen voor de blog- en artikelweergave. Misschien heb je aangepaste velden voor specifieke soorten inhoud, of links naar andere artikelen of websites. Op het tabblad publiceren kunt je de planning instellen en de metadata voor SEO aanvullen.

Voor een soloblogger is dat in het verleden allemaal onderdeel geweest van het proces waaraan je gewend bent... en als je een slechte dag hebt, kun je sommige stappen missen of overslaan als je haast hebt. Door je eigen workflow op te zetten om elke stap vooruit te helpen, kun je dat voorkomen.

Voorbeeld scenario workflow

In deze handleiding gaan we de volgende workflow aanmaken. De workflow bestaat uit vier stappen:

  1. Content creatie: de gebruiker in de groep "Blog Posters" maakt een artikel aan in de categorie blogposts.
  2. Het onderdeel Workflows wijst automatisch een nieuw bericht toe aan een publicatiewerkstroomfase. We noemen deze fase "Wacht op goedkeuring".
  3. Het onderdeel Workflows stuurt de gebruiker in de groep 'Blog Approvers' een e-mail over het nieuw aangemaakte artikel.
  4. Uw bloggoedkeurder zal het artkele beoordelen en publiceren. 

voorbeeld scenario workflow

Stappen voorbereiding

Groepen aanmaken

We gaan 2 groepen aanmaken in Joomla.

  1. Log met je SuperVisor account in via de back-end van je Joomla website, https://<jedomein.nl>/administrator/ 
  2. Klik aan de linkerkant op Gebruikers, vervolgens op Groepen
  3. We gaan nu 2 gebruikersgroepen aanmaken met als bovenliggende rechtenrgoep Registered.
    1e groep: Bloggers (bedoeld voor degene die de artikelen aanmaakt).
    2e groep: Blog Goedkeurders (bedoeld voor degene die de artikelen goedkeurd en publiceerd).
  4. Klik op de knop Nieuw, vul bij Groepstitel
  5. Selecteer bij Hoofdgroep de optie - Registered

    j4 groep blogposters

  6. Klik bij Opslaan & sluiten op het pijltje dat naar beneden wijst, kies de optie Opslaan & nieuw.

    j4 groep blogposters opslaan nieuw

  7. Maak nu de groep Blog Goedkeurders op dezelfde wijze aan.

    j4 groep bloggoedkeurders

  8. Klik tot slot op Opslaan & sluiten.
  9. Het eindresultaat ziet er nu zo uit:

    j4 groepen aangemaakt 

Gebruikersaccounts aanmaken

We gaan 2 gebruikersaccounts (Jane Doe en John Doe) aanmaken in Joomla en koppelen aan de een van de gebruikersgroepen die in de vorige stap aangemaakt zijn.
Uiteraard mag je hier ook andere namen aan geven die voor jouwn situatie van toepassing zijn.

  1. Log met je SuperVisor account in via de back-end van je Joomla website, https://<jedomein.nl>/administrator/ 
  2. Klik aan de linkerkant op Gebruikers, vervolgens op Beheren
  3. Klik dan op Nieuw 
  4. Vul bij Naam * de naam in: Jane Doe
  5. Bul bij Inlognaam (gebruikersnaam) * de gebruikersnaam janedoe in
  6. Vul bij Wachtwoord en Bevestig wachtwoord een wachtwoord in.
  7. Vul bij E-mailadres
  8. Zet bij Ontvang systeemberichten het schuifvakje op Ja

    j4 gebruiker janedoe 1

  9. Klik dan op het tabblad Toegewezen gebruikersgroepen en plaats een vinkje bij Bloggers (laat het vinkje bij Registered staan).

    j4 gebruiker janedoe 2

  10. Klik bij Opslaan & sluiten op het pijltje dat naar beneden wijst, kies de optie Opslaan & nieuw.
  11. Herstel stappen 4 tot en met 10, echter maak het account aan voor John Doe, met als rechtengroep Blog Goedkeurders.
  12. Klik tot slot op Opslaan & sluiten. Hieronder een screen shot met de rechtengroepen van John Doe.

    j4 gebruiker johndoe 3

Categorie en menu items aanmaken

We gaan nu een nieuwe Categorie Blogposts aanmaken en 2 menu items aanmaken. Een om nieuwe artikelen te kunnen aanmaken via de front-end (bezoekersgedeelte) van de website en de andere om de categorie blogposts te kunnen tonen op de website.

  1. Log met je SuperVisor account in via de back-end van je Joomla website, https://<jedomein.nl>/administrator/ 
  2. Klik aan de linkerkant op Inhoud, gevolgd door Categorieën en Nieuw
  3. Maak een nieuwe Categorie Blogposts aan, vul hiervoor bij Titel
  4. Klik dan op Opslaan & sluiten.
  5. Er komt een melding in beeld Categorie opslaan geslaagd.
  6. Klik aan de linkerkant op Menu's, gevolgd door Main Menu en Nieuw
  7. Vul bij Titel * de titel Artikel aanmaken in.
  8. Klik bij Menu-itemtype * op Selecteren en Artikelen
  9. Klik dan op Maak artikel

    j4 selecteren maak artikel

  10. Selecteer bij Toegang de optie Registered (dan wordt deze optie pas zichtbaar als je inlogd met Jane Doe / John Doe).
  11. Klik bij Opslaan & sluiten op het pijltje dat naar beneden wijst, kies de optie Opslaan & nieuw.
  12. Maak nu een nieuw menu item aan, vul bij Titel * de titel Blogposts in.
  13. Klik bij Menu-itemtype * op Selecteren en Artikelen 
  14. Kies de optie Categorieblog
  15. Klik dan bij Kies een categorie
  16. Klik tot slot op Opslaan & Sluiten

Stappen workflows aanmaken

De Workflowfunctie inschakelen en de fasen aanmaken

In deze stap gaan we de Workflow inschakelen en de fasen aanmaken.

  1.  Log met je SuperVisor account in via de back-end van je Joomla website, https://<jedomein.nl>/administrator/ 
  2. Klik aan de linkerkant op Gebruikers, vervolgens op Inhoud, vervolgens op Artikelen
  3. Klik daarna aan de rechterkant op Opties, vervolgens op Integratie
  4. Scrol naar beneden en klik op het schuifkvakje bij Workflow inschakelen (onder de kop Workflow), dus verschuiven naar Ja
  5. Klik op Opslaan

    j4 workflow inschakelen

  6. Ga nu naar Inhoud en vervolgens naar Workflows
  7. Klik op de knop Nieuw
  8. Voer bij Naam * de naam in van de Workflow, in dit voorbeeld Blog Workflow

    j4 blog workflow

  9. Klik op Opslaan & sluiten
  10. Nu gaan we 2 publicatie workflow fasen aanmaken.
    Klik in het scherm met de Workflows op de het cijfer 1 (met gele achtergrondkleur) onder de kolom Fases
  11. Je komt nu in het scherm Fases: Blog Workflow  
  12. Er is al één fase gemaakt: Basic Stage.
  13. Klik op Basic Stage en verander de naam in Wacht op goedkeuring.

    j4 fase wachtopgoedkeuring

  14. Klik op de knop Nieuw
  15. Voer bij Naam * de naam in van de 2e fasen in, Publiceer Nieuwe Blogpost in.

    j4 fase publiceer blogpost

  16. Klik tot slot op Opslaan & sluiten
  17. Hieronder staan beide Fasen: 

    j4 blog workflows beide 

De transitie / overgangen aanmaken

  1. Log met je SuperVisor account in via de back-end van je Joomla website, https://<jedomein.nl>/administrator/ 
  2. Klik aan de linkerkant op Inhoud, gevolgd door Workflows
  3. We gaan nu nieuwe transities (overgangen) aanmaken
    Klik bij Blog Workflow op het pictogram 0 onder de kolom Transities  
  4. Klik op de knop Nieuw
  5. Vul bij Naam * de naam Goedkeuren Blogpost in
  6. Selecteer op het tabblad Transitie bij de Huidige fase * de optie Wacht op goedkeuring.
  7. Vul bij Doelfase
  8. Ga naar het tabblad Rechten
  9. Klik aan de linkerkant op - Blog Goedkeurders
  10. Selecter bij Actie, onder Selecteer nieuwe instelling, bij Overgang uitvoeren de rechten Toegestaan.

    j4 rechteninstellen goedkeuren blogpost

  11. Klik dan op Opslaan & sluiten.

De toegangscontrole instellen

Op dit moment hebben we de Blogworkflow, de 2 fasen en de overgang (transitie). We gaan nu zorgen dat de leden van het blogteam de juiste rechten krijgen.

  1. Log met je SuperVisor account in via de back-end van je Joomla website, https://<jedomein.nl>/administrator/ 
  2. Klik aan de linkerkant op Gebruikers, vervolgens op Inhoud, gevolgd door Blogposts
  3. Selecteer onder het tabblad Workflow de optie Standaard gebruiken (Blog Workflow)

    j4 categorie workflow standaard

  4. Ga dan naar het tabblad Machtigingen
  5. Selecteer Toegestaan voor de gebruikersacties Maken en Bewerken voor de gebruikersgroep Bloggers

    j4 categorie workflow rechten bloggers

  6. Selecteer Toegestaan voor de gebruikersacties Maken, Verwijderen, Bewerken, Bewerk status en Bewerk eigen voor de gebruikersgroep Blog Goedkeurders

    j4 categorie workflow rechten bloggoedkeurders

  7. Klik tot slot op Opslaan & sluiten 

Stappen testen

De workflow testen

Nu is het tijd geworden om de Workflow te testen!

  1. Log in op de voorkant van uw site als de gebruiker in de groep Blogposters (gebruikersnaam: Janedoe).

    j4 inloggen frontend
  2. Klik op Artikel aanmaken en verzend een blogpost (nieuw artikel aanmaken. 

    j4 aanmaken artikel frontend

  3. mijn eerste blog) door op Opslaan & sluiten (Save & Close) te klikken. (Merk op dat het artikel nog niet in de Bogposts staat).

    j4 aanmaken artikel mijneersteblogpost

  4. Het artikel krijgt de status "Wachten op goedkeuring" in het beheerdersgedeelte en op de front-end is deze nog niet zichtbaar voor de bezoekers.
  5. Het artikel krijgt ook de status "Niet gepubliceerd" op de frontend van de site.

    j4 aanmaken artikel mijneersteblogpost nietgepubliceerd

  6. De gebruiker uit de groep 'Blog Approvers' ontvangt een e-mailmelding.

    j4 aanmaken artikel e mail bloggoedkeurders

  7. Log uit met het account van Jane Doe, door op de knop Uitloggen (Log out) te klikken.
  8. Log via de Front-end met het account van John Doe in.

    j4 inloggen frontend johndoe

  9. Klik op het artikel dat net aangemaakt is. Deze heeft als status Unpublished. Klik op Edit en vervolgens op het tabblad Publishing, selecteer dan bij Workflow op Goedkeuren Blogpost.

    j4 edit frontend johndoe

    j4 goedkeuren workflow frontend johndoe

  10. Klik dan op Opslaan & Sluiten (Save & Close).

    j4 goedkeuren workflow save cloes frontend johndoe

  11. Log uit met het account van John Doe, door op de knop Uitloggen (Log out) te klikken.
  12. Test van het nieuwe artikel wordt gepubliceerd op de voorkant, door te klikken op het menu item Blogposts!


Als het goed is ziet je als bezoeker nu het net aangemaakte en goedgekeurde artikel!
Daarmee zijn we aan het einde gekomen van deze handleiding.

 

Bronnen:

Voorbeeld Joomlashack
Voorbeeld Joomshaper
Informatie Magazine Joomla

We use cookies

Wij gebruiken cookies op onze web site. Sommigen zijn essentieel voor het correct functioneren van de site, terwijl anderen ons helpen om de site en gebruikerservaring te verbeteren (tracking cookies). U kan zelf kiezen of u deze cookies wil toestaan of niet. Let op dat als u onze cookies weigert mogelijk niet alle functies van de site beschikbaar zijn.